Mettre en œuvre PRINCE2©: Par quoi commencer?

Dans un précédent article je présentais « Quelle est la vraie valeur de PRINCE2©?« , et j’espère avoir convaincu que ce référentiel de gestion de projets était une excellente meilleure pratique. PRINCE2© est très claire et concise; tous les aspects de la gestion de projet sont naturellement couverts, mais aussi intelligemment articulés et éclairés les uns par rapport aux autres.

La question qui se pose, une fois PRINCE2© adopté dans l’organisation, c’est: « Par quoi on commence? ».

Bien sûr la réponse va varier en fonction de la maturité de l’entreprise à gérer des projets; on dit de maîtriser le « mode projet ». Cette maturité est très variable et elle est mesurée sur 5 niveaux en général, dont voici les grandes lignes:

  • Niveau 1: c’est le mode « pompier », que tout le monde connaît bien
  • Niveau 2: à ce niveau, on a pris conscience qu’il fallait documenter le mode projet; même si cette documentation n’est pas toujours suivi, il y a une prise de conscience et des efforts sont faits pour documenter.
  • Niveau 3: comme les niveaux sont cumulatifs, on a la documentation du niveau 2, qui est effectuée systématiquement. A ce niveau, la documentation est suivi par toutes les équipes sur tous les projets. C’est une marche importante qui est franchie dans la systématisation de la démarche
  • Niveau 4: la démarche projet à ce niveau est mesurée, elle produit des indicateurs fiables, à jour, pertinents; ceci implique que le mode projet est reproductible et suffisamment maîtrisé pour être interprété par ses indicateurs
  • Niveau 5: le mode projet est mesuré et en amélioration permanente, l’ensemble des équipes participant à l’amélioration du pilotage des projets dans l’entreprise

Pour faire une revue complète de la maturité de l’organisation en termes de gestion de projets, on peut s’appuyer sur P3M3© (Project, Program, Portfolio Management Maturity Model) qui est une meilleure pratique AXELOS® internationalement reconnue.

Une fois cette revue de maturité effectuée, on connaîtra la capacité de l’entreprise à mettre en œuvre une démarche très structurée de gestion de projets comme PRINCE2©.

Imaginons que nous soyons dans une entreprise à un niveau 2 de maturité en gestion de projets, c’est-à-dire que l’entreprise dispose de quelques stratégies mais ne les applique pas systématiquement (exemple : une stratégie de gestion des risques et de la qualité, mais pas suivie de tous).

Souvent on adopte le déroulé suivant pour mettre en œuvre PRINCE2:

  1. quels sont les documents management existant déjà dans le mode projet : existe-t-il un journal de projet ? Un registre des risques ? Une stratégie de communication ? Un business case ? PRINCE2© fait des recommandations simples sur l’adoption de ces documents ;
  2. comment gère-t-on les risques ? Les rôles et responsabilités ? Les changements ? La qualité ? Le business case ? Les changements ? Etc… Les THEMES PRINCE2© amènent des réponses opérationnelles ;
  3. quelles sont les étapes ou processus utilisés pour piloter les projets de l’entreprise ? Y a-t-il une phase de faisabilité, de cadrage ? Quelles sont les étapes lors de la clôture ? Quelles décisions sont prises et à quel moment ? Autant de questions auxquelles les PROCESSUS de PRINCE2© apportent une réponses
  4. le mode projet de l’entreprise traite-t-il la justification du projet tout au long du projet ? Permet-il la délégation de l’autorité projet ? Comment gère-t-il la livraison des produits réalisés ? Comment gère-t-on les phases du projet et les grandes étapes du projet ? Autant de questions auxquelles les PRINCIPES PRINCE2© apportent une réponse directe.

Cette démarche est très générique, mais si ces 3 étapes sont suivies, elles embarquent la totalité de la meilleure pratique PRINCE2©, et par voie de conséquence, l’ensemble des sujets qui vont être traités tout au long du projet.

Pour en savoir plus : https://www.skills4all.com/course/index.php?categoryid=18

Aujourd’hui, le digital-learning offre la même expérience que le présentiel. Voici pourquoi.

Des plate-formes hyper interactives, des vidéos HD que l’on peut regarder sur sa TV, des contenus améliorés continuellement, un formateur jamais fatigué et toujours au top: c’est ça le digital-learning aujourd’hui.

Au-delà du clin d’œil, les formations en digital-learning offrent une expérience utilisateur exceptionnelle, souvent meilleure que les formations en salle. Pourquoi?

  • Parce que les vidéos sont peaufinées, dynamiques, de très grande qualité visuelle et sonore. Vous pouvez les visualiser sur toutes les plate-formes avec le même plaisir
  • Votre formateur n’est jamais fatigué : il peut répéter 20 fois la même séquence!
  • Parce que les cours sont continuellement améliorés
  • Il n’y a pas de problème de date de session ou de session annulée
  • Vous avez le temps de prendre des notes, de les relire, d’aller regarder les supports
  • Vous vous y mettez quand vous le souhaitez (ou le pouvez): vous n’avez pas de contrainte de temps; les vidéos sont disponibles en général pendant un long moment
  • Vous pouvez interagir avec votre formateur, en synchrone (web-conference) ou en asynchrone (mail) selon la formule proposée
  • Vous disposez de forums et de chats pour échanger avec les autres apprenants
  • Vous disposez de quiz et de questions corrigées que vous avez le temps de travailler, de revoir et de refaire si vous en avez besoin

Comment choisir votre fournisseur de formations en digital-learning? C’est facile:

  • les organismes sérieux proposent des extraits de leurs vidéos pour que leurs futurs clients puissent s’en faire une idée;
  • Ces mêmes organismes publient des recommandations, des références ou des commentaires vérifiables : par exemple des commentaires publiés également sur une page facebook ou mieux, linkedin. Ainsi, le prospect peut vérifier la véracité de la recommandation auprès de l’interlocuteur lui-même;
  • Les organismes digital-learning sérieux proposent également d’interagir avec leur formateur après la formation, car c’est bien après la formation que les vraies questions se posent. La durée de ce « support » peut varier mais il doit être suffisamment long (quelques semaines à minima) pour que le stagiaire, de retour dans son entreprise, ait le temps d’appliquer les méthodes et outils vus en formation;
  • Dans le cas de formations préparant à une certification, certains fournisseurs garantissent la certification après la formation. Une telle garantie ne doit pas être qu’un message marketing: le stagiaire ayant échoué à sa certification doit réellement pouvoir faire jouer cette garantie.

Dernier « détail »: le prix! Une formation en digital-learning doit être sensiblement moins chère qu’une formation in-class. Même si la qualité est identique (voire meilleure à mon avis dans bien des cas) aux formations in-class, le prix doit être très abordable car le coût de production est bien inférieur. Dans les formations in-class s’ajoutent les coûts de structure, le formateur et tous les coûts liés à l’organisation de la session. En digital-learning, c’est le coût de création de la plate-forme et des contenus qui est lissé à travers l’ensemble des sessions. Le coût, donc le prix, d’une session digital-learning peut donc être considérablement plus faible. Si un fournisseur de formations en ligne vous vends une formation digital-learning au prix d’une formation in-class, il faut se demander pourquoi…

Chez Skills4All, nous offrons tout ce package:

Le blended-learning: c’est quoi?

Aujourd’hui, c’est un véritable cursus mêlant la présence du formateur à des moments clé de la formation et une plateforme proposant de multiples activités interactives. Le blended-learning offre le meilleur des mondes physique et électronique, avec une disponibilité 24/7/365.

Le blended-learning laisse la part belle au présentiel, mais propose aussi des outils complémentaires pour rendre la formation encore plus proche des attentes des stagiaires, de leur expérience, et déterminer l’effort nécessaire pendant la progression. La plate-forme supportant un cursus en blended-learning permet aussi d’évaluer le niveau du stagiaire en fin de formation, et de valider un badge électronique ou une attestation.

Exemple d’une formation blended-learning sur ITIL Foundation:

  1. une pré-évaluation en ligne de votre niveau pour réaliser une cartographie des connaissances à compléter

  2. un entretien en web-conférence avec le formateur pour déterminer les besoins et construire un accompagnement pédagogique

  3. 1 ou 2 jours de formation en salle avec le formateur

  4. un quiz en ligne pour évaluer le niveau à la fin de la formation

  5. une journée de révisions en salle pour répondre à toutes les questions et passer la certification

Mais toutes les options sont possibles: par exemple le stagiaire ne participe pas aux cours en salle et suit tout le cursus en ligne, mais vient à la dernière journée de révision et pour passer la certification.

Un autre stagiaire fait tout le cursus en salle. Etc.

Avec le blended-learning, votre formateur compose avec vous la meilleure façon de suivre votre formation et d’atteindre vos objectifs. C’est la meilleure des expériences utilisateur pour optimiser les chances de réussite à une certification et obtenir un maximum de connaissances de la formation.

Chez Skills4All, nous proposons une variante que nous avons appelé eMentoring: pour les professionnels over-bookés qui ne peuvent pas dégager du temps pour suivre une formation, mais qui désirent aussi de l’accompagnement.

Le fonctionnement du eMentoring est simple: l’accompagnement se fait avec votre formateur, en petits groupes, par web-conference. Les web-conferences se déroulent soit pendant l’heure du déjeuner, soit en soirée: l’objectif est que la formation soit compatible avec une journée de travail déjà surbookée. Le cours, lui, se fait en digital-learning (donc à n’importe quel moment). Le eMentoring, c’est la meilleure expérience pour se former en parallèle de son activité et ne pas compromettre la production.

Retrouvez tous les détails sur l’offre : https://www.skills4all.com/

Tous les détails sur le eMentoring: https://www.skills4all.com/mod/page/view.php?id=317

On est en 2016: ne vous formez plus comme en 1990!

Même si le mode présentiel reste le mode préféré des français (91% selon le baromètre CEGOS 2015), d’autres modes de formation sont beaucoup plus performants car ils correspondent mieux aux contraintes d’aujourd’hui.

En effet, vous n’avez jamais vécu:

  • un formateur un peu moyen ou pas réveillé, qui manquait soit de compétence soit de motivation?
  • Le stress de devoir libérer 3 ou 5 jours de votre quotidien, pour suivre une formation alors que les mails continuent de déferler?
  • Les problèmes de date de session qui s’annulent faute d’inscrits?
  • Des formations qui vous sont proposées par votre entreprise et qui ne correspondent pas à ce que vous recherchez?
  • L’impossibilité de choisir votre organisme de formation parce que votre entreprise a déjà les siens ?

Aujourd’hui se former n’a jamais été aussi facile. Vous disposez d’un choix immense et vous avez la main sur vos choix avec le digital-learning. Dans de nombreux cas, vous pouvez même financer vous-même votre formation ou la faire financer facilement.

Le digital-learning c’est le meilleur des formations en classe et en ligne: de l’interaction avec votre formateur et pléthore d’outils: vidéos bien sûr mais aussi wikis, co-développement, quiz, glossaires, tableaux interactifs, webconférences, etc…

Aujourd’hui avec le digital-learning, l’expérience est la même qu’en salle, mais avec des contenus toujours au top :

  • Fini les vidéos ennuyeuses, les formateurs qui lisent un prompteur comme des robots et qui ne font aucun retour d’expérience. Aujourd’hui le eLearning est interactif (des quiz, des forums, des interactions entre les stagiaires et le formateur) et agréable et vivant. Il se consomme en petites vidéos courtes, de n’importe où (PC, tablette, mobile) et quand vous le voulez
  • Vous n’êtes plus livrés à vous-mêmes pendant votre progression : avec le eMentoring vous avez des web-conférences en direct avec votre formateur aux moments clé de la formation. Notamment pour la préparation des certifications.
  • Vous avez également du support après la formation, parfois illimité, car c’est après la formation que les questions se posent !
  • Vous pouvez vérifier la qualité de la formation et cette qualité est constante
  • L’évaluation de la formation est systématique : vous vous exprimez à la fin de chaque cursus pour qu’il puisse être amélioré
  • Vous pouvez choisir votre formation en visionnant des vidéos gratuitement : pour vous faire une idée de la qualité et du contenu.
  • Vous pouvez construire des cursus en fonction des compétences que vous souhaitez acquérir, pour aller vers un autre métier par exemple
  • Vous pouvez évaluer gratuitement votre niveau avant de vous inscrire à une formation ; c’est le gage que vous en retirerez le meilleur

Tous ces moyens sont à votre disposition : par exemple pour 149EUR, Skills4All vous propose une formation ITIL Fondation comme si vous y étiez ; vous la suivez quand vous voulez, à votre rythme. Vous aurez une évaluation de votre niveau à la fin de la formation. Vous saurez si vous pouvez passer la certification finale ou pas ; c’est pourquoi Skills4All s’engage sur votre réussite en remboursant le prix de votre formation en cas d’échec à la certification.

Pour tous les détails, connectez-vous sur : https://www.skills4all.com.

Si vous cherchez des vidéos gratuites, voici toutes nos formations gratuites: https://www.skills4all.com/mod/page/view.php?id=320

Lean Six-Sigma, c’est quoi?

Vous ne vivez pas de difficultés dans le traitement de votre facturation? Vos relations fournisseurs? Vos réclamations? Tout vos collaborateurs comprennent pourquoi ils font telle activité dans le traitement des dossiers de vos clients? Sont-ils capables de dire si leur activité apporte de la valeur à ces clients? Vous ne rencontrez aucun problème dans vos circuits de décision et de pilotage?

Je serais très surpris que vous ayez répondu « non » à toutes ces lignes… C’est normal: votre entreprise, comme beaucoup d’autres, gagnerait sûrement à adopter Lean Six-Sigma. Que vous soyez dans l’industrie ou dans les services, cette méthode est la plus puissante pour améliorer des processus pour lesquels on recherche: soit un gain de performance, soit une meilleure qualité, soit une réduction des coûts.

Ce qui est puissant avec cette méthode, c’est qu’elle marche d’autant mieux que le processus est complexe et transverse. Pour les processus peu complexes, des méthodes plus simples sont mieux adaptées: le Lean seul ou aussi le BVBS… Le Bon Vieux Bon Sens!

De quoi parle-t-on? Lean Six-Sigma c’est l’association de deux méthodes:

  • Lean, mis au point dans les années 50 par Toyota. Objectif de la méthode: éliminer tous les gaspillages dans le processus de façon à le fluidifier. Un processus fluide est un processus performant car toutes les étapes fonctionne sur le même rythme. En effet, si une étape dans un processus est plus lente que les autres, elle imprime le rythme à tout le processus. Lean s’occupe de trouver les étapes les plus lentes pour réduire leur durée et ainsi augmenter la performance globale du processus. Lean adresse principalement la performance
  • Six-Sigma, mis au point au cours des années 80 par General Electric principalement. Six-Sigma s’occupe d’éradiquer les défauts; défauts dans le traitement de dossiers, bugs dans des applications, défauts dans les pièces sortant d’une chaine de production industrielle. La base de Six-Sigma est la suivante: les défauts sont d’autant plus nombreux que le processus n’est pas maîtrisé. Autrement dit, il y a une relation directe entre les variations d’un processus non maîtrisé et le nombre de défauts. C’est du BVBS, et c’est quantifié par les outils statistiques comme la loi de Gauss (la loi normale)

En utilisant les deux méthodologies, on améliore la performance, on réduit les coûts et on augente la qualité. Tous les processus de l’entreprise sont potentiellement concernés: les processus métier (facturation, engagements comptables, traitement de dossiers, réclamations, processus industriels, etc) tout comme les processus informatiques (incidents, changements, call centers, etc).

Si le moteur de la méthode sont le Lean et le Six-Sigma, le carburant, c’est la donnée. Le pré-requis pour utiliser une telle méthode est de disposer de métriques. Pas de mesure, pas d’amélioration. Ce n’est d’ailleurs pas propre à Lean Six-Sigma; mais comme Six-Sigma utilise des outils statistiques, leur matière de base est la donnée.

La mise en oeuvre d’une démarche basée sur la mesure et donc la donnée, peut être en soi un bouleversement pour l’entreprise; encore beaucoup ne sont pas habituées à se mesurer. Pourtant, disposer de métriques est indispensable pour mesurer sa progression (ou non-progression), ainsi que sa vitesse vers l’atteinte de l’objectif.

L’identification et la définition des métriques critiques du processus est un enjeu pour la méthodologie Lean Six-Sigma. Si l’entreprise n’est pas prête à se mesurer, quelle qu’en soit la raison, la méthode ne donnera pas les effets escomptés: il vaut mieux basculer vers le Lean ou le BVBS.

En résumé ce qu’il faut retenir de Lean Six-Sigma:

  • toutes les entreprises ont besoin d’améliorer la qualité, la performence ou réduire les coûts de leurs processus transverses;
  • l’identification puis l’éradication des gaspillages est une force de la méthode Lean
  • la réduction du nombre de défauts qualité par une maitrise de la variabilité du processus est une force de Six-Sigma
  • si l’entreprise est prête à se mesurer et a la volonté de s’améliorer, alors Lean Six-Sigma sera, à coup sûr, d’une aide précieuse

Plus de détails sur: https://www.skills4all.com/formation-certification/lean-IT/17-formation-lean-six-sigma-en-ligne/

Le Business Process Management (BPM), c’est quoi?

Avez-vous des questions liées à la performance de vos activités?

Avez-vous des problématiques d’organisation du travail? De charge? De priorisation? De circulation de l’information?

Cherchez-vous à faire travailler ensemble des personnes qui ont des métiers différents?

Rencontrez-vous des problèmes de périmètres d’activités, de responsabilités et de qualité dans vos produits et services?

BPM est certainement une réponse, même si ce n’est pas la seule.

La principale difficulté dans une entreprise est de faire travailler ensemble, de façon organisée et fluide, des personnes de compétences différentes mais complémentaires. Aujourd’hui la réponse à cette problématique de transversalité, c’est le processus: Une série d’activités ordonnancées, faisant appel à des compétences multiples, et orientées vers la livraison d’une valeur ajoutée: processus de traitement de dossiers, processus de production industrielle, processus de support, processus de développement, de conception de produit/service, etc.

Travailler ensemble par processus implique que tout le monde les connaisse, les comprenne, et participe à leur amélioration. On parle d’une organisation de maturité 5, ayant depuis longtemps quitté le niveau 1 où l’outil principal n’est pas le processus, mais la lance à incendie.

Les processus sont aujourd’hui partout car la création de valeur dans une entreprise n’est pas l’histoire de quelques personnes isolées, mais bien de tous. Lorsqu’on commence à mettre en oeuvre des processus, on s’aperçoit que l’entreprise est en fait un réseau de processus inter-connectés. L’APQC (www.apqc.org/pcf) le montre très bien avec son référentiel PCF® (Process Classification Framework) des processus d’entreprise. Déroulez le référentiel PCF® sur votre entreprise et vous identifierez très vite les « trous » dans votre organisation. De même, PCF permet d’être sûr que les activités font partie du bon processus, et que des processus différents ne réalisent pas les mêmes activités: c’est un outil puissant à l’attention des managers, Directions Générales ou consultants qui veulent améliorer la performance.

Une seconde étape incontournable dans le déploiement de processus d’entreprise, c’est l’analyse de l’existant. Certaines méthodes préconisent la feuille blanche comme point de départ (on parle de BPR, Business Process Reengineering); mais elles sont considérablement plus risquées que les méthodes de BPA, Business Process Analysis. Cette découverte se fait à partir des informations livrées par les métiers, qui ont appris à fonctionner ensemble sur le mode « débrouille ». Capter cette débrouille et la schématiser, c’est une étape extrêmement importante qui commence à concrétiser le processus. Et pour cela, il faut une notation, un moyen de représenter ces processus.

Cette notation, on a intérêt à la choisir la plus standardisée possible, pour bénéficier des connaissances et du savoir faire de professionnels du métier de BPM, et échanger des descriptions de processus compréhensibles de tous. Les notations les plus répandues et les plus standard permettent aussi l’exécution de ces modèles sur des plateformes appelées BPMS (Business Process Management Systems). Ces plateformes permettent de « jouer » les processus de façon opérationnelle. Pour moi, la meilleure notation est open source et s’appelle BPMN (Business Process Management Notation). C’est une notation qui s’enrichit quotidiennement sous l’impulsion de milliers d’utilisateurs. Elle sera bientôt la notation la plus puissante pour les business processes.

Une fois les processus documentés en BPMN, on peut envisager leur amélioration: plusieurs méthodes existent dont la plus connue est Lean Six-Sigma. Cette méthode est constituée de deux techniques très puissantes que je détaille dans un autre article: Lean éradique les gaspillages pour améliorer la fluidité des processus. Six-Sigma améliore la qualité en éradiquant les défauts. L’utilisation concommitante des deux techniques en fait un outil extrêmement puissant pour améliorer les processus transverses d’entreprise.

Aujourd’hui, des outils, techniques et méthodes existent pour processer l’entreprise et améliorer considérablement sa performance; bien sûr une démarche de BPM ne peut être appuyée que par le plus haut niveau de l’entreprise. Elle nécessite aussi un accompagnement au changement fort, car le changement amené sera considérable. Il bouleversera les habitudes et re-distribuera les cartes des pouvoirs dans l’entreprise. En fait, il n’est plus possible, quelque soit la taille de son entreprise, de se passer des processus.

Tous les détails sur: https://www.skills4all.com/course/index.php?categoryid=24